Kebijakan Privasi
Sahaya adalah layanan asisten WhatsApp berbasis AI untuk klinik kecantikan. Halaman ini menjelaskan data apa yang kami proses saat layanan berjalan, untuk apa data itu dipakai, di mana disimpan, berapa lama, dan bagaimana cara meminta penghapusannya.
1. Siapa kami
Layanan ini dijalankan oleh CALVIN (usaha perorangan, NIB 3007260227897), beralamat di Jl. Pasundan Ruko No. 26, Kelurahan Jawa, Kecamatan Samarinda Ulu, Kota Samarinda, Kalimantan Timur 75122, Indonesia. Kontak: WhatsApp +62 813-4146-303.
2. Peran kami dan peran klinik
Untuk percakapan yang masuk ke nomor WhatsApp sebuah klinik, klinik adalah pengendali data dan Sahaya adalah prosesor: kami mengolah data atas instruksi klinik yang menjadi klien kami. Jika Anda seorang pasien atau calon pasien dan ingin data Anda dihapus, Anda dapat menghubungi kliniknya langsung atau menghubungi kami di nomor di atas, dan kami akan meneruskan serta mengeksekusi permintaan tersebut.
Untuk data yang Anda kirim langsung ke kami (misalnya lewat formulir di situs ini), kami adalah pengendali datanya.
3. Data yang diproses
| Jenis data | Dari mana | Untuk apa |
|---|---|---|
| Nomor WhatsApp dan nama profil | Percakapan WhatsApp | Mengenali percakapan dan membalasnya |
| Isi pesan (teks) | Percakapan WhatsApp | Memahami pertanyaan dan menyusun jawaban |
| Foto, pesan suara, video, dan dokumen | Percakapan WhatsApp, bila dikirim pelanggan | Tidak dibaca oleh asisten otomatis. Percakapannya ditandai agar dilihat staf klinik; berkasnya tidak disimpan di server kami dan hanya diambil dari WhatsApp saat staf membukanya |
| Data booking: nama, nomor, treatment, tanggal, jam | Diberikan sendiri oleh pelanggan dalam percakapan | Mencatat permintaan jadwal untuk dikonfirmasi staf klinik |
| Catatan calon pelanggan (lead) | Percakapan WhatsApp | Ringkasan dan daftar calon pelanggan di dashboard klinik, serta tindak lanjut oleh staf |
| Nama dan nomor WhatsApp | Formulir "Coba Gratis" di situs ini | Menghubungi Anda kembali terkait permintaan uji coba |
| Log teknis (waktu, status pengiriman, pesan error) | Sistem kami | Memastikan layanan berjalan dan memperbaiki gangguan |
Yang tidak kami minta: nomor identitas, data pembayaran pelanggan klinik, lokasi, dan data kesehatan terperinci. Asisten tidak dirancang untuk menanyakan informasi itu. Jika informasi seperti itu terkirim secara sukarela di dalam chat, isinya tersimpan sebagai bagian dari riwayat percakapan seperti pesan lainnya. Lokasi, foto, dan dokumen yang dikirim pelanggan ditandai untuk dicek staf klinik.
Asisten otomatis. Balasan pertama di setiap percakapan memperkenalkan asisten sebagai asisten virtual klinik. Asisten tidak pernah mengaku sebagai manusia, dan Anda dapat meminta dilayani langsung oleh staf klinik kapan saja.
4. Dasar pemrosesan
Kami memproses data berdasarkan persetujuan Anda (Anda yang memulai percakapan ke nomor klinik atau mengisi formulir), untuk pelaksanaan layanan yang diminta, serta untuk kepentingan sah menjaga layanan tetap aman dan berfungsi, sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
5. Pihak ketiga
Agar layanan berjalan, sebagian data diproses oleh penyedia berikut:
- WhatsApp / Meta Platforms · pengiriman dan penerimaan pesan.
- OpenAI · memproses isi pesan teks untuk menyusun jawaban, di server yang berada di luar Indonesia. Data yang dikirim lewat API OpenAI tidak dipakai untuk melatih model mereka. OpenAI menyimpan catatan pemantauan penyalahgunaan paling lama 30 hari.
- Google (Drive) · menyimpan salinan cadangan basis data kami dalam keadaan terenkripsi, sehingga isinya tidak dapat dibaca oleh Google.
- Penyedia server · menjalankan aplikasi dan basis data kami di pusat data di Indonesia.
Kami tidak menjual data pribadi, tidak menyewakannya, dan tidak menukarkannya ke pihak lain untuk kepentingan pemasaran pihak ketiga.
6. Penyimpanan dan keamanan
Data disimpan pada server kami di pusat data di Indonesia. Akses ke server dibatasi dengan kunci SSH, basis data tidak terbuka ke internet, seluruh lalu lintas yang melewati internet berjalan melalui HTTPS, dan komponen internal berkomunikasi di dalam server yang sama tanpa terbuka ke internet. Akses operasional hanya dipegang oleh kami dan staf klinik yang bersangkutan.
7. Lama penyimpanan
- Riwayat percakapan: disimpan selama layanan berjalan untuk klinik tersebut, dan dihapus paling lambat 30 hari setelah layanan berakhir.
- Catatan booking: disimpan selama layanan berjalan untuk klinik tersebut, dan dihapus paling lambat 30 hari setelah layanan berakhir.
- Data dari formulir situs: dihapus paling lambat 12 bulan setelah kontak terakhir, jika tidak berlanjut menjadi kerja sama.
- Log teknis: maksimal 90 hari.
- Salinan cadangan: disimpan 7 hari di server kami dengan akses terbatas untuk administrator, dan 30 hari di penyimpanan cadangan di luar server dalam keadaan terenkripsi, lalu terhapus otomatis.
8. Hak Anda
Anda berhak meminta akses ke data Anda, meminta perbaikan bila ada yang keliru, meminta penghapusan, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan atas pemrosesan. Permintaan dapat dikirim lewat WhatsApp ke +62 813-4146-303 dan akan kami tanggapi paling lambat 14 hari kerja. Untuk permintaan yang berkaitan dengan percakapan di nomor sebuah klinik, kami akan melakukan verifikasi bersama klinik tersebut terlebih dahulu.
Cara berhenti menerima pesan otomatis. Ketik STOP (atau BERHENTI) di chat WhatsApp klinik. Asisten langsung berhenti membalas dan mengirim pesan otomatis ke nomor Anda, sedangkan pesan yang Anda kirim sesudahnya diteruskan ke staf klinik untuk dibalas langsung. Ketik MULAI untuk mengaktifkannya lagi. Permintaan yang sama juga bisa disampaikan ke nomor kami di atas.
9. Pesan otomatis
Sahaya membalas pesan yang masuk lebih dulu dari pelanggan. Pengingat jadwal, permintaan ulasan, atau ajakan menjadwalkan ulang hanya dikirim kepada orang yang sebelumnya sudah berinteraksi atau membuat janji dengan klinik. Kami tidak melakukan pengiriman pesan massal ke nomor acak.
10. Anak di bawah umur
Layanan ini ditujukan untuk komunikasi antara klinik dan pelanggan dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak di bawah 18 tahun. Jika data seperti itu masuk, hubungi kami dan akan kami hapus.
11. Perubahan kebijakan
Jika kebijakan ini berubah, tanggal berlaku di bagian atas halaman akan diperbarui. Perubahan yang berdampak besar akan kami sampaikan langsung kepada klinik klien kami.
12. Pengaduan
Bila Anda merasa hak Anda atas data pribadi tidak kami penuhi, sampaikan dulu kepada kami. Anda juga berhak mengadukannya kepada otoritas pelindungan data pribadi yang berwenang di Indonesia.